O armazém mais difícil de gerenciar...

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda

Vários são os tipos de armazéns e as operações realizadas. Podemos ter operações em Centros de Distribuição para produtos acabados, armazéns de matérias-primas e produtos em processo (conhecidos como WIP – Work in Process), almoxarifados com itens de manutenção e suprimentos diversos, peças de reposição, material promocional, embalagens, etc.

Operações com produtos acabados têm uma média complexidade, determinada principalmente pela concentração de vendas na última semana. Em função disso, enfrentam problemas decorrentes de falhas no dimensionamento da infra-estrutura, manifestadas pela falta de espaço físico interno e que leva à utilização de corredores como áreas de estoque e stage-out e pela falta de docas na quantidade necessária para receber e expedir grandes volumes. Pátios inadequados agravam mais ainda esse problema no final do mês. Em alguns casos, devido à grande quantidade de itens em estoque e pela rápida renovação criada pela área de Marketing, poderemos ter alguns problemas com a obsolescência dos estoques. Mas, nada comparado àquele que elegeremos com o mais difícil e complexo de todos.

Matérias-primas apresentam baixa complexidade operacional. Excluindo-se as compras estratégicas e emergenciais que geram sobrecarga nos estoques, a complexidade está na diversidade de embalagens (tambores, sacarias, big bags, etc.) e na dificuldade para otimizar o aproveitamento cúbico do armazém. Em geral, são operações lineares e estão diretamente relacionadas a um plano de produção.

Materiais em processo geram dificuldades no controle do estoque (no que se refere à sua rastreabilidade) e nos apontamentos de produção. A existência de “gargalos” no processo produtivo poderá ocasionar excesso de estoque em alguma das estações de trabalho ao longo da produção.

A operação com peças de reposição ou spare parts é de alta complexidade, devido à quantidade de itens em estoques e à necessidade de manutenção de estoques devido a exigências legais ou práticas de mercado. A unitização e a expedição das cargas é um outro grande desafio, dada a diversidade de tamanhos e formas e urgência no atendimento dos Cientes.

Operações com materiais promocionais são igualmente difíceis, devido à variedade de materiais (catálogos, cartazes, brindes e prêmios diversos, amostras grátis, urnas, etc.), ao curto prazo para a realização das campanhas e pelas “sobras” das ações mercadológicas anteriores.

Mas nada se compara à dificuldade em operar um Almoxarifado!

Primeiro pela grande diversidade de materiais. Imaginem estocar em um mesmo lugar diferentes tipos de porcas, parafusos e arruelas, equipamentos de proteção individual (botas, luvas, óculos de seguranças, protetores auditivos, etc.), produtos de limpeza (vassouras, rodos, baldes, desinfetantes, panos, sacos de lixo, etc.), materiais de escritório (papel, envelopes, lápis, caneta, marcadores de texto e outros), produtos de higiene pessoal (papel toalha, papel higiênico, sabonete líquido, etc.), metais (ferro, aço, cobre e outros), peças para maquinários, óleos combustíveis, material elétrico, café e açúcar, copos plásticos, etc, etc e etc.

Segundo, pelas dificuldades em manter o cadastro de materiais organizado, tanto pela ausência de um padrão técnico descritivo quanto pela quantidade de descrições para um mesmo item.

Terceiro, a parametrização do material em estoque. Os sistemas ERP, em sua tela de parâmetros, permitem classificar o item na curva ABC, definir estoques máximos e mínimos, múltiplos de compra ou transportes, bem como informar as características dimensionais (peso, altura, largura e comprimento) de cada material. Isso raramente é feito de forma adequada, e quando realizado, não é atualizado com a devida freqüência, gerando distorções no dia-a-dia.

Quarto, pelo fato de o Cliente interno e Compras interferirem diretamente nível de estoques do Almoxarifado. Raramente testemunharemos um Almoxarifado apresentar redução dos níveis de estoques com o decorrer dos anos. Pelo fato de o pessoal de Almoxarifado não gerenciar o fluxo de entrada de materiais e apenas operacionalizar a movimentação e o acondicionamento dos mesmos, pouco ou nenhum esforço será realizado nesse sentido. Reduzir estoques de Almoxarifados significa arrumar uma “boa briga” com a área de Produção e Compras, e com usuários de diversos departamentos internos. E normalmente significa perder o seu emprego após essa longa (ou curta em muitos casos) batalha!

Quinto, a atuação de Compras ao antecipar a entrega de materiais sem negociar ou pelo menos comunicar os funcionários do Almoxarifado. É muito comum caminhões de Fornecedores estacionarem frente ao Almoxarifado e os responsáveis pela área sequer saberem do que se trata e não disporem de espaço físico para a estocagem dos materiais. Na versão mais light, algum representante dos Fornecedores liga para o almoxarife e informa que o caminhão já está a caminho!

 Sexto, a falta de previsibilidade na saída ou consumo dos materiais, ou seja, seu giro. Algumas peças poderão permanecer anos em estoque até serem solicitadas ou até mesmo, nunca serem solicitadas.

Sétimo, a prioridade de investimentos. Por ser encarado como um “mal” necessário, o Almoxarifado raramente recebe investimentos em infra-estrutura (ampliação de área de estocagem, novas prateleiras, mezaninos, aumento do número de docas, sinalização de endereços e ruas, etc.) e em tecnologia da informação. (código de barras, sistema WMS – Warehouse Management System, RFID, etc.). Além disso, com o passar do tempo, com a necessidade de ampliação da área produtiva, o Almoxarifado perde área ou é realocado para outra parte do complexo fabril.

Oitavo, o cliente interno. Raramente disciplinado, o usuário interno tem dificuldades em preencher corretamente as requisições via sistema ou manuais, cabendo ao almoxarife os ajustes necessários na descrição do item e no múltiplo ou mínimo solicitado.

Nono, também associado ao cliente interno, é a questão da falta de planejamento ao requisitar materiais. Tudo é emergencial e tudo pode provocar a parada da Fábrica ou deixar um funcionário do alto escalão muito nervoso e irritado. Os funcionários do Almoxarifado muitas vezes alternam períodos de tranqüilidade com momentos de alto estresse!

Décimo, a questão do inventário. Realizar o inventário rotativo seria o ideal, mas muitas vezes isso se torna inviável economicamente, devido à grande quantidade de itens, que multiplicada pela freqüência de contagens de cada item no ano (ciclo de contagem) leva a uma gigantesca quantidade de contagens. O não cumprimento dessa freqüência mínima de contagens, associada a fatores como erros no endereçamento dos materiais, grande volume de movimentações e incidência de roubos e furtos, pode levar a uma queda acentuada no nível de acuracidade dos estoques, para patamares inferiores a 90%, quando analisado item a item e não o seu total em R$ ou número de peças ou quilogramas. Resumindo, manter um Almoxarifado com um acuracidade do inventário superior a 97% é muito caro e difícil!

Não faltam razões para justificarmos a complexidade da operação em Almoxarifados. Poderíamos enumerar pelo menos mais três ou quatro motivos para tal. Se você tem dúvidas sobre isso ainda, voluntarie-se para trabalhar no Almoxarifado.

Muitas vezes desvalorizada internamente e desprovida de recursos adequados, podemos afirmar que são verdadeiros HERÓIS aquelas milhares de pessoas, homens e mulheres, que todos os dias fazem os Almoxarifados funcionarem e que não deixam faltar o papel nas copiadoras, o papel higiênico nos banheiros, os sacos de lixo nas lixeiras, o café e o açúcar nas máquinas de auto-serviço, o material de limpeza para as faxineiras e as peças para a manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos.